Czy faktura zagraniczna musi zostać przetłumaczona?

Zakupy u dostawców z Niemiec, Francji, Holandii czy Chin stały się codziennością – podobnie jak import samochodów, maszyn czy elektroniki. Każda taka transakcja wiąże się jednak z dokumentacją księgową, a najważniejszym dokumentem w obrocie międzynarodowym jest faktura. Pojawia się więc pytanie: czy faktura zagraniczna musi być przetłumaczona? I jeśli tak, to w jakich sytuacjach oraz kto może to tłumaczenie wykonać, by było ono akceptowane przez urząd skarbowy, celny lub wydział komunikacji?

Na czym polega tłumaczenie faktury?

Tłumaczenie faktury to nie tylko przekład danych liczbowych i nazw towarów. Faktura jest dokumentem księgowym, który po tłumaczeniu musi zachować strukturę, spójność terminologiczną i zgodność z obowiązującymi przepisami. Tłumacz musi znać nie tylko język, ale również zasady rachunkowości, prawa podatkowego i wymogów formalnych w danym kraju. Typowe elementy na fakturze, które zawsze są tłumaczone to:

  • nazwa i adres sprzedawcy i nabywcy,
  • numer NIP/VAT UE,
  • opis towarów lub usług,
  • kwoty netto, brutto i stawki podatku,
  • daty wystawienia i sprzedaży,
  • warunki płatności i dostawy,
  • adnotacje prawne, np. „odwrotne obciążenie”, „VAT 0%” lub „transakcja wewnątrzwspólnotowa”.

Niektóre dokumenty zawierają również skróty lub sformułowania, które nie mają bezpośrednich odpowiedników w języku polskim – np. faktura VAT po niemiecku może zawierać sformułowania wynikające z niemieckiego prawa handlowego. W takich przypadkach tłumaczenie musi być maksymalnie dokładne i dostosowane do polskiego systemu prawnego.

 

Zleć darmową wycenę

 

Kiedy konieczne jest tłumaczenie faktur?

Tłumaczenie faktury bywa wymagane w kilku kluczowych sytuacjach:

  • Kontrola skarbowa lub czynności sprawdzające – urząd skarbowy może zażądać tłumaczenia faktur wystawionych w języku obcym, jeśli mają one wpływ na rozliczenie podatku VAT lub kosztów uzyskania przychodu.
  • Rozliczenia międzynarodowe i księgowość – polskie biura rachunkowe mogą wymagać dostarczenia tłumaczeń, aby poprawnie ująć zagraniczne faktury w księgach podatkowych lub sprawozdaniach.
  • Dotacje i programy unijne – w przypadku refundacji zakupu sprzętu lub usług z zagranicy, instytucje zarządzające środkami UE wymagają przedłożenia faktur wraz z tłumaczeniem.

Audyt lub badanie sprawozdań finansowych – audytorzy mogą żądać tłumaczeń dokumentów źródłowych, jeśli nie są w stanie zweryfikować ich treści w języku obcym.

Czy respektowana jest faktura w języku obcym?

Polskie przepisy nie zakazują wystawiania lub otrzymywania faktur w językach obcych – przepisy ustawy o VAT dopuszczają taką możliwość. Nie ma obowiązku tłumaczenia faktur obcych – jeśli dokumenty są kompletne i zrozumiałe, a nie są przedmiotem kontroli, można ich używać bez tłumaczeń. Problem pojawia się wtedy, gdy faktura ma zostać użyta w postępowaniu urzędowym. Faktura w języku angielskim, francuskim czy niemieckim może zostać zakwestionowana, jeśli jej treść nie będzie jasna dla kontrolującego organu. Wówczas urzędnik może wezwać podatnika do dostarczenia tłumaczenia – i często musi to być tłumaczenie przysięgłe. Co więcej, urząd celny lub skarbowy może uznać dokument za nieczytelny, jeśli zawiera skróty, specjalistyczne sformułowania lub informacje podatkowe nieznane w polskim systemie prawnym. Dlatego, choć faktura obcojęzyczna jest akceptowana w obrocie gospodarczym, tłumaczenie i tak może być niezbędne, by uniknąć zarzutów o błędne rozliczenia lub niepełną dokumentację. Więcej informacji o tłumaczeniach przysięgłych najdziesz tutaj: https://biuroakademia.pl/tlumaczenia/przysiegle/.

Tłumaczenie faktury do odprawy celnej

Tłumaczenie faktury do odprawy celnej jest potrzebne, aby urzędy mogły prawidłowo zaklasyfikować towary i ustalić stawkę cła. Faktura stanowi bowiem podstawę do obliczenia należności celnych, podatku VAT i ewentualnych opłat dodatkowych. Tłumaczenie faktury do odprawy celnej nie musi być uwierzytelnione, ale powinno uwzględniać:

  • kod taryfy celnej (HS code),
  • opis towaru zgodny z nomenklaturą celną,
  • wartość CIF/FOB,
  • warunki Incoterms.

Jakiekolwiek nieścisłości w opisie towaru, wartości transakcji czy warunkach dostawy mogą skutkować błędnym naliczeniem opłat lub koniecznością powtórnej odprawy.

Tłumaczenie faktury do rejestracji pojazdu

Tłumaczenie faktury do rejestracji pojazdu to obowiązek w przypadku aut sprowadzonych spoza Polski, niezależnie od tego, czy pojazd pochodzi z kraju UE, czy spoza wspólnoty. Faktura jest dokumentem potwierdzającym przeniesienie własności oraz podstawę do wyliczenia opłat urzędowych i podatków (np. akcyzy). Jej treść musi być czytelna i jednoznaczna dla urzędnika. W praktyce oznacza to konieczność wykonania tłumaczenia przysięgłego faktury, ponieważ tylko taki dokument posiada moc urzędową i może zostać dołączony do wniosku o rejestrację pojazdu. Co ważne, faktura musi być przetłumaczona w całości – łącznie z datą, numerem, danymi stron transakcji, opisem pojazdu, ceną oraz ewentualnymi adnotacjami czy uwagami handlowymi. 

W Biurze Tłumaczeń Akademia oferujemy kompleksowe usługi w tym zakresie – jeśli chodzi o tłumaczenie faktury, cena w naszym biurze zaczyna się już od kilkudziesięciu złotych za dokument, a cały proces realizujemy online – szybko i bez zbędnych formalności